Volle Kontrolle
Das Projekt
Im BW2-Portal ist ein sehr mächtiges Projektmanagement integriert. Seine Nutzung wird selbst dann empfohlen, wenn sich eine Organisation nicht primär mit Projektverwaltung beschäftigt. Für alle Aufgaben ab einer gewissen Komplexität, die vielleicht auch abgerechnet werden müssen, bis hin zur internen Budgetkontrolle, bietet sich der Einsatz des Projektmanagements an. Neben dem klassischen Projekt, wurde das Modul mit verschiedenen anderen Projekttypen ausgestattet, die durch ihren spezifischen Aufbau für sehr unterschiedliche Einsatzgebiete optimiert wurden.
Zeitlinie
Herzstück eines jeden Projektmanagements ist das Gantt-Diagramm. Im BW2-Portal ist es jedoch nicht nur eine informelle Grafik. Das Diagramm ist interaktiv. Durch die zentrale Integration aller Projektteile ist es ein Werkzeug, in dem alle vergangenen, aktiven und geplanten Operationen überblickt, selektiv angesteuert und geöffnet werden können. Ob sie nun intern, oder mit einem Kunden verbunden sind, im BW2-Gantt-Diagramm spiegeln sich die Ressourcen und Arbeitspakete der gesamten Organisation. Der informelle Zugriff führt über sie zu allen relevanten Informationen, bis hin zu jeder einzelnen Stunde und jedem Artikel, die in einem Projekt verwendet wurden.
Auslastung der Mitarbeiter
Zur Planung neuer Projekte und um den Mitarbeitereinsatz effektiv zu steuern, ist die variable Übersicht mit der Auslastung der Mitarbeiter ein geeignetes Instrument. Verschiedene Raster, wie ein, fünf, sieben Tage oder ein ganzer Monat, geben umfassend Auskunft über den Einsatz von Mitarbeitern sowie anderen Ressourcen.
Spezielle Projekttypen
Gelegenheiten
Die Gelegenheit ist ein Projekt im Stadium der Akquisition. Mitarbeiter können darin differenzierte Bewertungen angeben, mit welcher Wahrscheinlichkeit eine Gelegenheit zum Auftrag wird. Konsequent vom Vertrieb eingesetzt, leistet die Gelegenheit dem Management hervorragende Dienste als Basis für eine fundierte Umsatzprognose. Erfolgreich umgesetzte Gelegenheiten können auf einfache Weise in ein reguläres Projekt umgewandelt werden.
Kampagnen
Die Kampagne ist eine Projektart, die ebenfalls bevorzugt vom Vertrieb eingesetzt wird. Sie vereint ganz hervorragend verschiedene Werkzeuge der strukturierten Akquisition mit den Vorteilen eines Projektmanagements. In einer Kampagne wird das Zielgruppenmanagement zum Kinderspiel. Damit hat jede Organisation ihre Marketingaktivitäten bestens im Griff.
Serienproduktion
Mit Werkzeugen der Zielgruppendefinition werden die Adressaten einer Kampagne zusammen gestellt. Auf Basis dieser Gruppe kann das Portal alle geplanten Serienaktionen wie Brief, Email oder Telefonat erstellen. Sogar Serienaufgaben, z. B. Besuche durch den Außendienst kann aus der Zielgruppe und einer Aufgabe produziert werden. Damit ist beinahe jede Zielgruppenaktion so sicher, wie geordnet durchzuführen.
Auswertung
Eine abschließende Kampagne-Statistik gibt Auskunft über Erfolg und Misserfolg von Aktionen. Die ist nicht nur für das Management ein wichtiger Indikator zur Beurteilung von abgeschlossenen Marketingmaßnahmen.
Ausgewählte Funktionen
Ab- & Verrechnen
Aus einem Projekt heraus können Leistungen und Spesen zu einzelnen Arbeitspaketen direkt fakturiert werden. Die Rechnungen gehen ordnungsgemäß mit in die Buchhaltung des Portals ein.
Projektreport
Frei und einfach auf Mausklick zu konfigurierende Reports geben umfassend Auskunft über jedes Projekt. Selbstverständlich können die auf jedem Portaldrucker ausgegeben werden.
Projektmitglieder
In der Ansicht eines Projektes können beliebig Mitarbeiter zum Projekt hinzugefügt werden. Hier kann die Projektleitung auch zusätzliche Managerrechte vergeben.
Budget
Eine integrierte Budgetplanung hilft, jederzeit den aktuellen, finanziellen Stand eines Projekts im Blick zu behalten. Das Portal bietet damit in jeder Phase volle Kosten-Transparenz.
Klassifizierung
Projekte werden klassifiziert. Das bedeutet, das man sie vielen Bereichen innerhalb, wie außerhalb einer Organisation zuordnen kann. Bereichen, wie z. B. Adresse, Kostenstelle, Business Unit oder einem einzelnen Mitarbeiter.
Projekt Kopieren
Ähnliche Projekte kann man zur Erstellung weiterer Projekte einfach kopieren. Das spart viel Zeit und vergessen kann man auf diese Weise auch nichts Wichtiges.
Verbundene Daten im Direkzugriff
In jedem Projekt stehen Listen mit verbundenen Daten zur Verfügung, sogenannte Relationen, die mit Doppelklick in eine Zeile direkt geöffnet werden können. Mit Aufruf eines Projekts steht also der komplette Informationssatz zur Verfügung, den das Portal mit ihm in Verbindung setzen kann. Der wichtigste, aktuelle Zustand (abgeschlossen, in Bearbeitung, überfällig etc.) einzelner Elemente wird durch Schriftattribute erkennbar. Den Listenumfang bestimmen tatsächlich vorhandene Daten sowie die Berechtigungslage eines Benutzers. Gezielter Einsatz von Filtern beschränkt sie auf das tatsächlich erforderliche Maß. Listen können nach einzelnen Feldern (Spalten) gruppiert werden, wobei diese bei Bedarf zu verschieben, entfernbar bzw. hinzu zu fügen sind. Die Sortierordnung von Spalten ist wahlweise neutral, auf- oder absteigend einstellbar, wobei die Sortierfolge unabhängig von der Anordnung in der Tabelle ist. Das BW2-Portal speichert die zuletzt wirksame Spalten- und Filterkonfiguration jeder Liste.
