Adressverwaltung
Die BW2-Adressverwaltung kennt vier Adresstypen. Diese Unterscheidung erhöht die Informationstiefe und ihren Nutzwert im Portal. Der Typ Adressen ist in der gleichnamigen Ansicht ausschließlich für Anschriften externer Organisationen vorgesehen. Kontaktpersonen bestehen dagegen nur aus natürlichen Personen, die aber zwingend mit je einer Adressen verbunden werden. Der dritte Typ, der persönliche Kontakt, ist nur für den Besitzer eines Kontaktes sichtbar und die vierte Adressart, der Mitarbeiter, dient der Verwaltung von Mitarbeitern. Persönliche HR-Informationen sind natürlich nur für explizit berechtigte Mitarbeiter zugänglich.
Daten organisieren
Filter
Für beinahe jede Liste im Portal stehen definierte Filter zur Verfügung. Bei Adresslisten werden sie eingesetzt, damit nur Adressen zur Anzeige kommen, die für eine aktuelle Bearbeitung wichtig sind. Es ist möglich, Filter zu Sätzen zusammen zu stellen, die zur weiteren Verwendung auch gespeichert werden können. Das BW2-Portal merkt sich grundsätzlich die letzte Filtereinstellung.
Kennungen
Kennungen sind Wörter als Attribute zum Zweck der Klassifizierung und hierarchischen Strukturierung von Adressen. Es handelt sich dabei um beliebige, benutzerdefinierte Begriffe, die z. B. Auskunft über Verwendung geben, bzw. eine semantische Einordnung von Daten ermöglichen. Jede Kennung ist ein Filterkriterium. Adressen können beliebig viele Kennungen erhalten.
Mobile Geräte
BW2 iPhone App
Für den Portalzugang mit dem iPhone steht ein entsprechendes BW2-App zur Verfügung.
SyncML
Mit Hilfe des plattformunabhängigen Standards SyncML können Portaldaten mit jedem mobilen Endgerät ausgetauscht bzw. synchronisiert werden.
Im- und Export
Datenaustausch
Adressen werden über das Excelformat in das BW2-Portal importiert. Auch der Export von Daten ist mit wenigen Arbeitsschritten möglich.
Ausgewählte Funktionen
Google Maps
Über einen integrierten Link erhält man in jeder BW2-Adresse einen entsprechenden Kartenausschnitt in Google-Maps.
Anrede automatisch
Für jede Adresse werden offizielle-, ggf. persönliche Briefanrede sowie Email-Anreden festgehalten. Beim Erstellen von Korrespondenz kann die passende Anrede automatisch im entsprechenden Bereich des Dokuments erscheinen.
Dublettentest
Die BW2-Adressverwaltung gleicht die Eingabe einer neuen Adresse mit den vorhandenen Daten ab. Bei Erkennung ähnlicher, bereits vorhandener Daten erhält der Bearbeiter einen Hinweis, dass die Adresse möglicherweise schon vorhanden ist. Für die schnelle Überprüfung bietet das Portal die entsprechenden Adressen in einer Liste an.
Reports
Alle in einer Adresse hinterlegten Informationen sowie Relationen (verbundene Daten) können in einfach konfigurierbaren Reports (Berichte) ausgegeben werden. Dazu gehören, neben den Standarddaten einer Adresse, wahlweise auch Bemerkungen, Projekte, Aktivitäten, Dokumente, Helpdeskeinträge, Kommentare und andere Informationen.
Verbundene Daten im Direkzugriff
In jeder Adresse stehen Listen mit verbundenen Daten zur Verfügung, sogenannte Relationen, die mit Doppelklick in eine Zeile direkt geöffnet werden können. Mit Aufruf einer Adresse steht also der komplette Informationssatz zur Verfügung, den das Portal mit ihr in Verbindung setzen kann. Der wichtigste, aktuelle Zustand (abgeschlossen, in Bearbeitung, überfällig etc.) einzelner Elemente wird dabei durch Schriftattribute erkennbar. Den Listenumfang bestimmt der tatsächlich vorhandene Datenbestand sowie die Berechtigungslage des Benutzers. Gezielter Einsatz von Filtern beschränkt eine Liste auf das tatsächlich erforderliche Maß. Listen können nach einzelnen Feldern (Spalten) gruppiert werden, wobei diese bei Bedarf zu verschieben, entfernbar bzw. hinzu zu fügen sind. Die Sortierordnung von Spalten ist wahlweise neutral, auf- oder absteigend einstellbar, wobei die Sortierfolge unabhängig von der Anordnung innerhalb der Tabelle ist. Das BW2-Portal speichert die zuletzt wirksame Spalten- und Filterkonfiguration jeder Liste.
